Avis aux employés sur la protection des renseignements personnels
(Adopté en vertu de la Politique de protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf[1])
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Les Aliments Maple Leaf et ses filiales (collectivement les « Aliments Maple Leaf », « nous » ou « notre ») recueillent et conservent différents types de renseignements personnels concernant les personnes cherchant à devenir, étant ou ayant été des employés chez nous. Ceci comprend les renseignements personnels figurant dans les :
- curriculum vitae et (ou) demandes;
- références et notes d’entrevue;
- photographies et vidéos;
- lettres d’offres et d’acceptation d’emploi;
- feuilles de signatures d’attestation obligatoire de politique;
- renseignements sur la paie, y compris, sans toutefois s’y limiter, le numéro d’assurance sociale, l’information sur le dépôt de chèque de paie et l’information sur les REÉR collectifs/ régimes d’achat d’actions pour les employés;
- renseignements sur le salaire et les avantages;
- formulaires liés aux demandes d’avantages et de bien-être de l’employé(e) ou pour y apporter des changements, y compris invalidité de courte et de longue durée, soins médicaux et dentaires;
- renseignements sur la vaccination;
- renseignements sur les bénéficiaires et la personne à contacter en cas d’urgence; et
- renseignements sur la vérification des antécédents.
En plus des exemples ci-dessus, les renseignements personnels comprennent aussi de l’information telle que le nom, l’adresse domiciliaire, le numéro de téléphone, l’adresse courriel personnelle, la date de naissance, le numéro d’identification et l’état matrimonial de l’employé(e), et toute autre information nécessaire aux fins professionnelles des Aliments Maple Leaf qui a été divulguée volontairement au moment de la demande d’emploi et de l’embauche de l’employé(e) chez les Aliments Maple Leaf.
Nous pourrions aussi faire la collecte de certaines données démographiques qui peuvent être considérées comme renseignements personnels de nature délicate, telles que la race, l’ethnicité, l’orientation sexuelle et un handicap, afin de nous aider à comprendre la diversité de notre main-d’œuvre. Cette information est recueillie sur une base volontaire et consensuelle.
La plupart du temps, les renseignements personnels que nous recueillons auprès des employés et des candidats à un poste sont recueillis directement auprès d’eux. Dans certains cas, nous pourrions recueillir des renseignements personnels sur les employés et les postulants chez des tiers, par exemple, lorsque nous effectuons les vérifications d’antécédents qui sont nécessaires pour la fonction qui sera exécutée par l’employé(e). Dans la plupart des circonstances, nous obtiendrons votre permission avant d’obtenir des renseignements personnels à votre sujet d’une tierce partie.
Si nous vous demandons de fournir toute autre information personnelle non décrite ci-dessus, nous identifierons la nature et l’objet de la collecte au moment où nous la recueillerons.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels?
Les renseignements personnels liés aux employés sont utilisés et divulgués à des fins professionnelles, y compris afin d’établir, de gérer ou de mettre fin à votre relation de travail avec les Aliments Maple Leaf. Ces fins comprennent :
- déterminer l’admissibilité à un emploi, y compris la vérification des références et des qualifications;
- gestion de la paie et des avantages sociaux;
- traitement des demandes d’employés liées au travail (p. ex., indemnisation des accidents du travail, demandes d’indemnité (d’assurance), etc.)
- identifier et établir les programmes de formation et (ou) de perfectionnement;
- évaluer l’ensemble de notre main-d’œuvre, ainsi que la participation, l’engagement et la satisfaction des employés;
- effectuer l’examen du rendement et déterminer les exigences de rendement;
- évaluer les qualifications liées à un travail particulier ou à une tâche particulière;
- recueillir des preuves justifiant des mesures disciplinaires ou le congédiement;
- établir un point de contact en cas d’urgence (tel que le plus proche parent);
- se conformer aux lois et règlements (p. ex., lois sur le travail et l’emploi, la santé et la sécurité, l’imposition et les droits de la personne);
- compiler des répertoires;
- sécurité et gestion des systèmes d’information;
- veiller à la sécurité de l’information détenue par l’entreprise;
- autres fins exigées de façon raisonnable par les Aliments Maple Leaf en rapport avec votre emploi; et
- autres fins légitimes exigées de façon raisonnable pour l’exploitation au jour le jour, telle que la comptabilité, les rapports financiers et la planification des activités.
Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins légales dont nous vous informerons et, si les lois applicables l’exigent, nous obtiendrons votre consentement pour en faire la collecte et les utiliser.
Surveillance
Les Aliments Maple Leaf fait la surveillance physique et électronique de nos installations, ainsi que de l’utilisation de nos systèmes d’information et de communication, à des fins particulières. Par exemple, nous pourrions surveiller les activités dans nos établissements au moyen de lecteurs de cartes, de signature de feuilles de présence et de caméras de surveillance. Nous faisons habituellement ces choses afin de prévenir l’accès non autorisé et à des fins de sécurité, de santé, de bien-être et de protection de nos employés, de nos visiteurs autorisés, des animaux dont nous avons la charge et de notre propriété.
Nous pourrions aussi surveiller ou enregistrer l’activité sur nos systèmes et nos réseaux d’information et de communication, tels que le trafic Internet, le filtrage de sites Web, les communications par courriel ou les systèmes auxquels l’accès a été obtenu. Il y a davantage d’information sur la surveillance électronique dans nos politiques Utilisation acceptable de la technologie des Solutions d’information et Sensibilisation à la sécurité de l’information.
Lorsque la loi le permet, nous pourrions aussi assurer la surveillance à d’autres fins telles que :
- Preuve de transactions opérationnelles et archivage;
- Formation et évaluation des employés;
- Protection de renseignements confidentiels, propriété intellectuelle et autres intérêts de l’entreprise;
- Pour enquêter des violations de politiques et procédures de Maple Leaf ou d’autres actes illicites ou irréguliers;
- Aux fins de conformité avec une obligation légale; et
- Autres fins légitimes permises par la loi applicable.
Avec qui partageons-nous vos données?
Nous prenons soin de permettre uniquement aux personnes qui en ont vraiment besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels, afin d’effectuer leurs tâches et leurs devoirs, ainsi qu’à des tiers qui ont une raison légitime d’y accéder.
Nous pourrions partager vos renseignements personnels avec d’autres employés, entreprises affiliées, entrepreneurs, consultants et fournisseurs de service qui ont besoin des données afin d’aider les Aliments Maple Leaf à établir, gérer ou mettre fin à votre emploi, y compris les parties qui nous fournissent des produits ou services ou les fournissent en notre nom et celles qui collaborent avec nous afin de vous fournir des services. Par exemple, nous engageons des tiers tels que des fournisseurs de régimes d’avantages sociaux pour employés, des services de soutien au Service de la paie et des services de gestion de voyages d’employés. Dans certains cas, ces parties pourraient aussi nous fournir certains systèmes d’information et des services de traitement des données afin que nous puissions exercer nos activités. Lorsque nous partageons des renseignements personnels avec ces parties, nous exigeons habituellement qu’elles utilisent ou divulguent les renseignements personnels uniquement selon les consignes des Aliments Maple Leaf et d’une manière conforme à la Politique de protection des renseignements personnels des Aliments Maple Leaf et au présent Avis aux employés sur la protection des renseignements personnels.
Si nous procédons à une vente d’entreprise, une fusion, une réorganisation, une dissolution ou autre événement semblable, les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet pourraient être transférés en rapport avec un tel événement. Tout acquéreur ou successeur des Aliments Maple Leaf pourrait continuer à utiliser les données de la manière décrite dans le présent avis, pourvu que l’acquéreur ou successeur soit lié par les ententes ou obligations appropriées et ne puisse utiliser ou divulguer vos renseignements personnels que d’une manière conforme aux dispositions d’utilisation et de divulgation du présent avis, ou à moins que vous consentiez autrement.
Nous pourrions aussi divulguer vos renseignements personnels à un tiers dans les circonstances suivantes :
- si nous croyons de bonne foi que nous y sommes obligés par une loi, un règlement, un processus judiciaire ou une autorité gouvernementale applicable;
- lorsque c’est nécessaire d’exercer, d’établir ou de défendre des droits judiciaires, y compris pour mettre en vigueur nos ententes et politiques;
- pour protéger les droits ou la propriété des Aliments Maple Leaf;
- en lien avec les activités de présentation régulière de rapports à d’autres membres du groupe de sociétés des Aliments Maple Leaf;
- pour protéger les Aliments Maple Leaf, nos autres clients ou le public contre des préjudices ou des activités illicites;
- pour intervenir lors d’une urgence, alors que nous croyons de bonne foi qu’il nous faut divulguer des données afin de prévenir des préjudices; ou
- avec votre consentement.
Opérations internationales et transferts hors de votre territoire d’origine
Vos renseignements personnels pourraient être recueillis, utilisés, traités, conservés ou divulgués par nous et nos fournisseurs de services hors de votre territoire d’origine, y compris aux É.-U. et au Canada et dans certains cas, dans d’autres pays. Ces pays pourraient avoir des lois sur la protection des données qui diffèrent des lois de votre pays. Les Aliments Maple Leaf transfère les renseignements personnels à un autre pays, y compris au sein du groupe d’entreprises des Aliments Maple Leaf, conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée.
Comment protégeons-nous vos données?
Nous employons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels, tant en ligne que hors ligne, notamment en mettant en œuvre des contrôles d’accès, des pare-feu, la détection d’intrusion dans un réseau et l’utilisation de logiciel antivirus. Veuillez noter qu’aucun système n’est entièrement sûr. Par conséquent, alors que nous nous efforçons de protéger vos données, nous ne pouvons garantir que l’accès non autorisé, le piratage, la perte de données ou une atteinte à la protection des données ne se produise jamais.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous respectons notre politique de conservation des données et les calendriers de conservation adoptés dans ce cadre afin de guider nos pratiques de conservation. Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps qu’il le faudra pour réaliser les objectifs décrits dans le présent avis ou au titre d’autres exigences prévues par la loi. Habituellement, cela signifie que nous conserverons vos renseignements personnels jusqu’à ce que votre emploi au sein de notre entreprise prenne fin et par la suite, pendant une période raisonnable où il sera nécessaire de répondre aux demandes de renseignements sur cet emploi, gérer les questions d’ordre juridique, fiscal, comptable ou administratif, ou pour fournir vos prestations de pension ou autres avantages en cours.
Lorsque nous n’avons plus de besoin professionnel légitime de traiter vos renseignements personnels, nous allons soit les supprimer ou les anonymiser ou, si ce n’est pas possible (par exemple, parce que vos renseignements personnels ont été consignés dans des archives de sauvegarde), nous allons alors les conserver de manière sécuritaire jusqu’à ce qu’il soit possible de les supprimer.
Comment pouvez-vous accéder à vos données personnelles et les mettre à jour?
Il importe que les renseignements contenus dans nos dossiers soient à la fois précis et actuels. Nous offrons divers outils d’autoassistance qui vous permettront de mettre à jour certains de vos renseignements personnels dans nos dossiers (y compris dans maRéussite et Shareworks). Si vos renseignements personnels changent en cours d’emploi, veuillez utiliser ces outils d’autoassistance lorsqu’ils sont disponibles. Pour tous les autres renseignements personnels, veuillez soumettre votre demande à votre partenaire d’entreprise des RH. Nous pourrions vous demander de l’information afin de confirmer votre identité et évaluer votre droit d’accès aux renseignements personnels demandés. Vous pourriez aussi nous demander de supprimer des renseignements personnels qui, selon vous, sont inexacts ou ne sont plus pertinents, en procédant de la même façon. Veuillez noter que nous pourrions devoir vous refuser l’accès ou la suppression de renseignements personnels dans certains cas, par exemple, si le fait de vous en donner l’accès porterait atteinte aux droits à la protection des renseignements personnels d’une autre personne ou si cela aurait une incidence sur nos obligations juridiques.
Cherchez-vous de plus amples renseignements?
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’approche des Aliments Maple Leaf pour protéger les renseignements personnels, notamment la manière dont vos renseignements sont protégés, consultez la Politique de protection des renseignements personnels sur myMLF ou demandez une copie ou posez vos questions à l’Agente du Service de la protection de la vie privée (corporate.secretary@mapleleaf.com).
[1]Les Aliments Maple Leaf s’efforce de se conformer aux lois sur la protection de la vie privée dans chaque territoire de compétence où nous opérons. Certaines lois sur la protection de la vie privée et (ou) le droit à la vie privée d’une personne diffèrent d’un territoire de compétence à l’autre. Le présent avis a été élaboré afin de guider les activités du groupe d’entreprises des Aliments Maple Leaf dans son ensemble. En plus des pratiques formulées dans cette politique, les Aliments Maple Leaf ou ses filiales individuelles pourraient adopter des pratiques particulières de traitement de l’information et de protection de la vie privée afin d’aborder des questions de protection de la vie privée propres à leurs activités et aux exigences des autorités compétentes. Le présent avis ne crée pas ou ne confère pas de droits à une personne ou n’impose pas de droits ou d’obligations aux Aliments Maple Leaf hors de ou en sus de tous les droits ou obligations imposés par les lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent aux renseignements personnels d’une telle personne. En cas d’incompatibilité entre le présent avis et de telles lois sur la protection de la vie privée dans un cas particulier, cet avis sera interprété, dans ce cas, pour donner effet à de telles lois sur la protection de la vie privée et de manière à s’y conformer.